Обязанности офис менеджера банка

Должностные обязанности офис менеджера

Обязанности офис менеджера банка

Каждая крупная компания нуждается в специалистах, которые возьмут на себя функции внутреннего управления. Такие работники занимаются оформлением первичных документов и решают важные организационные вопросы.

Как правило, данная задача возлагается на офис-менеджера, который исполняет не только свои профессиональные обязательства, но и обязанности секретаря. Важно отметить, что данным работником может руководить лишь генеральный директор компании. Лицо, занимающее данный пост, осуществляет прием кандидатов на эту должность.

В данной статье мы предлагаем рассмотреть вопрос о том, как составляется должностная инструкция офис-менеджера с функциями секретаря.

Офис-менеджер – «на все руки мастер», без которого трудно представить работу современной компании

Офис-менеджер: суть профессии

Должность офис-менеджера включает в себя функции «правой руки» руководства компании и главного администратора. Человек, занимающий этот пост, относится к руководящему звену и обязан обеспечивать бесперебойную работу предприятия.

Лица, желающие получить эту должность, должны ответственно подойти к своим должностным обязанностям, сконцентрировавшись на главных функциях работы компании. Как уже было сказано выше, офис-менеджер является своеобразным заместителем гендиректора, который занимается решением всех организационных вопросов.

Это означает, что для зачисления претендента на вакансию в штат компании, руководству фирмы необходимо подготовить соответствующий акт. Право на принятие нового работника на эту должность имеется лишь у генерального директора.

Получить этот пост может только специалист, имеющий профессиональное среднее образование.

Однако, многие компании желают видеть на этой должности специалистов, имеющих не только высшее образование, но и профессиональный опыт деятельности в данной сфере.

Офис-менеджер является связывающим звеном между простыми работниками и руководством фирмы. В его обязанности входит полный контроль внутренней деятельности компании и организация различных мероприятий.

В чем разница между офис-менеджером и секретарем

Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что должность офис-менеджера полностью аналогична позиции секретаря. Однако, данное мнение является ошибочным, поскольку первый пост включает в себя намного больше различных функций.

По мнению специалистов, работники, занимающие этот пост, должны решать значительно большее количество организационных вопросов, чем рядовой секретарь. Важно отметить, что содержание должностных инструкций офис-менеджера зависит от направления деятельности фирмы.

Это означает, что в некоторых сферах, данная должностная позиция полностью отличается от должности секретаря.

Многие специалисты отмечают, что офисные менеджеры занимают более высокую ступень на карьерной лестнице. Это мнение подтверждается более широким спектром профессиональных обязательств. Также данные работники имеют более высокий заработок в сравнении с секретарем. Достойная оплата сопровождается жесткими требованиями к кандидатам на этот пост.

В крупных фирмах, в состав которых входит несколько разных отделов, в обязанность офис-менеджера входит координация работы секретарей. В небольших компаниях, где отсутствует кадровая служба, офис-менеджер занимается отбором кандидатов на имеющиеся вакансии или проводит конкурсный отбор претендентов.

Нередко этому работнику вверяется обязанность по обучению новичков.

Особенности профессии

Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что рассматриваемая профессия обладает неповторимой спецификой. Ниже мы предлагаем обсудить основные особенности данной специальности.

Должностная инструкция офис-менеджера требует серьезной проработки, ведь в должностные обязанности офис-менеджера входят функции секретаря, завхоза, администратора, нередко он занимается кадровым делопроизводством и первичной бухгалтерией

Рабочее место офис-менеджера

Перед сотрудниками крупных организаций ставится значительно больше организационных задач в сравнении с работниками небольших фирм.

Это означает, что в каждом крупном предприятии должна быть предусмотрена позиция офис-менеджера. Сотрудник, занимающий этот пост, обязан координировать деятельность всего офиса.

Основываясь на этом утверждении можно сделать вывод, что специалисты, представляющие эту профессию, весьма востребованы на трудовом рынке.

В штат крупных холдингов входит несколько офис-менеджеров, каждый из которых курирует работу определенного подразделения или филиала. От грамотности специалистов зависит функциональность компании и скорость решения всех вопросов, связанных с деятельностью офиса.

Средняя зарплата

Как мы уже отмечали выше, специалисты, представляющие это направление профессиональной деятельности, имеют высокую востребованность.

По словам экспертов, в данной сфере имеется высокий уровень конкуренции. Согласно статистическим данным, уровень конкуренции равен шести претендентам на одну свободную должность.

Столь высокая конкуренция объясняется высокой заработной платой.

Зарплата новичков в этой сфере составляет более двадцати тысяч рублей. Рассчитывать на данную сумму могут лишь жители столицы. В остальных регионах, заработная плата варьируется от восьми до пятнадцати тысяч рублей. Специалисты, имеющие профессиональный опыт и трудовой стаж, могут рассчитывать на более высокий заработок.

В Москве, опытные менеджеры зарабатывают не менее тридцати тысяч рублей. В остальных городах России, заработок работников, занимающих этот пост, варьируется от пятнадцати до двадцати пяти тысяч рублей.
Труд работников с высшим образованием оценивается значительно выше.

Многие компании предлагают претендентам на свободную должность оплату в размере более шестидесяти тысяч рублей.

Необходимые личностные качества

Рассмотрев ключевые функции офис-менеджера и вопрос, связанный с оплатой труда, необходимо перейти к разговору о личных качествах, необходимых для получения этой должности. Следует заранее отметить, что каждый бизнесмен предъявляет собственные требования к персоналу. Однако существует общий перечень личностных качеств, которые помогут получить желаемую должность.

К таким качествам относятся коммуникабельность, организованность и усидчивость. Работа с документами требует умения концентрировать внимание на мелочах и высокого уровня ответственности. Для того чтобы контролировать работу офисных работников, недостаточно обладать устойчивостью к стрессу.

Помимо данного качества, потребуются развитая эрудиция, собранность и самодисциплина. Офис-менеджер должен обладать креативным мышлением и своевременно исполнять все распоряжения руководства.

Занять место лидера в коллективе, можно лишь грамотно общаясь с подчиненными, проявляя доброжелательность.

Наличие всех вышеперечисленных качеств значительно увеличивает шансы на получение высокооплачиваемой работы.

Должностная инструкция относится к тому виду документов, которые необязательны к применению, но при этом широко распространены

Важно отметить, что всех вышеперечисленных личных качеств недостаточно для того, чтобы гарантированно получить работу. Многие работодатели уделяют повышенное внимание наличию профессиональных навыков у претендентов.

Человек, желающий занять рассматриваемый пост, должен знать базовые принципы бухгалтерского учета и делопроизводства. Данному работнику предстоит заключать контракты с потенциальными контрагентами и вести первичную документацию. Знание офисных программ является одним из несомненных плюсов для претендента на вакансию.

Помимо этого, необходимо обладать навыками работы с офисной техникой.

Специалист, желающий получить должность офис-менеджера, должен знать не только о правилах делового этикета, но и все действующие санитарные нормы, правила охраны трудовой деятельности и противопожарной безопасности. Для управления «жизнью» офиса потребуются следующие профессиональные навыки:

  1. Знания правил проведения конкурсных мероприятий с целью выбора лучшего претендента из всех заявок от людей, желающих занять пустующее рабочее место.
  2. Знания базовых правил психологии, направленных на эффективное взаимодействие с трудовым коллективом.
  3. Умение использовать различные мотивирующие приемы с целью увеличения результативности труда работников.
  4. Умение разрабатывать и внедрять планы оптимизации работы офиса.

Помимо всего вышеперечисленного, данный сотрудник должен уметь самостоятельно решать важные организационные вопросы и отвечать за собственные действия.

Офис-менеджер: должностные обязанности

Должностные обязанности офис-менеджера могут различаться в зависимости от области, в которой работает компания. Однако существует ряд общих обязательств, которые должны выполнять данные сотрудники.

Как правило, в набор функций офис-менеджера входит закупка всех расходных материалов, необходимых для полноценной работы сотрудников офиса. Наряду с этим, работник должен осуществлять контроль над исправностью всей техники, находящейся в распоряжении офиса.

В случае возникновения поломки компьютеров и других приборов, работник должен своевременно обратиться в техническую службу.

Помимо контроля над работой офиса, менеджеру необходимо вести документооборот. Как правило, все входящие документы обрабатываются специалистом и перенаправляют в структурные отделы. Многие эксперты в этой сфере рекомендуют новичкам несколько раз в течение дня проверять корпоративную почту.

Работая с корреспонденцией, следует осуществлять выборку писем и входящих документов, которые могут вызвать интерес у руководства компании. Помимо работы с корреспонденцией, менеджер должен отвечать на входящие звонки и принимать посетителей компании.

Выполняя подобные функции очень важно соблюдать корпоративную этику и придерживаться правил делового общения.

Выше мы уже отмечали, что офис-менеджер является одним из заместителей руководства компании. В обязанности данного сотрудника входят подготовительные работы к проведению различных мероприятий.

Говоря простым языком, менеджер должен подготовить не только все необходимые канцелярские принадлежности и раздаточные материалы, но и оформить письменные уведомления с приглашением на встречу или собрание.

Именно сотрудникам, занимающим рассматриваемую должность, поручается составление протоколов и других документов, связанных с вышеописанными мероприятиями.

Должностная инструкция позволяет ознакомить сотрудника с перечнем функций, входящих в его компетенцию, а также с его правами, и ответственностью

Помимо подготовки первичных документов и полной координации документооборота, менеджеру необходимо следить за тем, чтобы остальные работники компании выполняли распоряжения администрации. Как правило, многим менеджерам предоставляется право самостоятельно искать пути решения всех офисных вопросов и задач. Одной из важных функций специалиста является контроль работы всех сотрудников, работающих в офисе. В случае выявления факта нарушения трудовой дисциплины, специалист должен составить докладную записку, которая будет передана руководству. С целью контроля работы офисных сотрудников подготавливаются различные учетные документы, сметы и ведомости. В небольших компаниях, менеджеры ведут учет времени, отработанного тружениками офиса. На основе этих сведений подготавливаются расчеты величины зарплаты работников.

Ведение деловой переписки является одной из важных обязанностей менеджера. Во время этого процесса следует соблюдать все правила делового этикета.

Сотрудник, занимающий руководящую должность, обязан заниматься решением конфликтов и спорных ситуаций, возникающих внутри коллектива. Руководство компании обязано знать об обстановке внутри офиса.

Именно поэтому работнику очень важно грамотно предоставлять всю информацию о работе офиса администрации фирмы.

Основываясь на всем вышеперечисленном можно сделать вывод, что офис-менеджер обязан контролировать все внутренние процессы, дисциплину и исполнение правил внутреннего устава компании.

При выполнении своих функций, работник должен придерживаться действующих законов и регламентов. В случае отсутствия сотрудника на его рабочем месте, все вышеописанные функции возлагаются на его заместителя.

Кандидатура лица на должность заместителя должна быть согласована с руководством и утверждена соответствующим распоряжением.

Налагаемая ответственность

Учитывая все вышесказанное можно сделать логичное заключение, что человек, занимающий должность офис-менеджера, обязан руководствоваться правилами, зафиксированными в Трудовом Кодексе.

При этом очень важно учитывать локальные правовые акты, действующие внутри предприятия. Нарушение этих правил может привести к штрафным санкциям в виде замечания или выговора.

Нарушение порядка, изложенного в Конституции и других юридических актах, может повлечь за собой административное, гражданское либо уголовное наказание.

Подобная ответственность предусмотрена в отношении сотрудников, разглашающих конфиденциальную информацию или причиняющих материальный вред предприятию иными способами. Работодатель имеет право самостоятельно выбрать меру взыскания в отношении тех работников, что нарушили:

  1. Внутренние правила дисциплины и трудовых норм.
  2. Правила охраны труда, техники безопасности и противопожарной безопасности.
  3. Нормы делового этикета.
  4. Использовали ложные сведения ради личной выгоды.

Перечень обязанностей должен быть равнозначен рабочему времени сотрудника, не следует ни перегружать его, ни оставлять чересчур свободным

Выводы (+ видео)

В рамках данной статьи мы рассмотрели обязанности офис-менеджера для резюме. Сотрудники, соответствующие всем критериям, предъявляемым к соискателям этой должности, могут рассчитывать на получение престижной и высокооплачиваемой работы.

Во время исполнения своих трудовых обязательств, менеджер должен в обязательном порядке придерживаться правил, изложенных в должностной инструкции.

Тщательное изучение этого документа позволит минимизировать риск допущения ошибок, которые могут повлечь за собой негативные последствия для целого офиса.

Источник: https://ktovbiznese.ru/spravochnik/kadry/dolzhnostnaya-instruktsiya/dolzhnostnaya-instruktsiya-ofis-menedzhera-s-funktsiyami-sekretarya.html

Должностная инструкция офис-менеджера

Обязанности офис менеджера банка

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции офис-менеджера, образец 2019 года.

На данную должность может быть назначен человек, обладающий высшим профессиональным образованием, специальной подготовкой по направлению «Офис-менеджер», опыт административной работы и стаж работы по специальности не менее года. Не забывайте, каждая инструкция офис-менеджера выдается на руки под расписку.

На сайте hr-portal представлена типовая информация о знаниях, которыми должен обладать офис-менеджер. Об обязанностях, правах и ответственности.

Данный материал входит в огромную библиотеку должностных инструкций нашего сайта, которая обновляется ежедневно.

1. Общие положения

1. Офис-менеджер относится к категории специалистов.

2. Требования к квалификации: на должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, специальную подготовку по направлению «Офис-менеджер» опыт административной работы и стаж работы по специальности не менее года.

3. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от нее директором организации.

4. Офис-менеджер должен знать:

— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся вопросов управления персоналом;

— основы организации, подбора и расстановки персонала в офисе;

— принципы построения организационной структуры офиса;

— основы психологии и этику взаимоотношений внутри группы сотрудников;

— порядок ведения деловой документации;

— порядок заключения договоров;

— правила пользования оргтехникой;

— основы экономики, организации труда и управления;

— основы работы с электронной почтой, факсовой программой, MS WORD, MS EXEL, основы работы с системой «1С:Предприятие»;

— закупочные и отпускные цены на товары работодателя, перечень, назначение и характеристики товаров работодателя, перечень, характеристики и цены на оказываемые работодателем услуги;

— все бизнес-процессы, проходящие в организации.

законодательство о труде и охране труда Российской Федерации;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей работе офис-менеджер руководствуется:

— действующим законодательством;

— внутренними нормативными актами работодателя;

— трудовым договором и настоящей должностной инструкцией.

6. офис-менеджер подчиняется непосредственно директору организации.

7. На время отсутствия офис-менеджера (отпуск, командировка и пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и обязанности, по которым несет ответственность.

Офис-менеджер:

1. Осуществляет подготовку и организацию работы офиса:

— организует проверку офисного оборудования (компьютеров, факсимильных аппаратов, телефонов, принтеров и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса, контроль за соблюдением норм противопожарной, санитарно-эпидемиологической безопасности во время работы организации;

— обеспечивает офис канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса, обеспечивает хранение, распределение между работниками и рациональное использование перечисленных ценностей;

— обеспечивает чистоту и порядок в офисе организации.

2. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации:

— принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов,

— принимает документы и личные заявления на подпись руководителя организации,

— подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя,

— обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе,

— следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование,

— организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи,

— по поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем,

— оформляет приказы директора и доводит их до сведения работников,

— выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний,

— осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль,

— обеспечивает исполнение работниками указаний руководства организации,

— печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.

3. Ведет делопроизводство.

4. Ведет регистрацию и учет входящей и исходящей документации.

5. Осуществляет не менее 2 раз в день получение и рассылку электронной почты. Контролирует доставку почты для организации с отделения связи и доставку почты организации в отделения связи.

6. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

7. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает сохранность документации организации, в том числе отчетов работников, и в установленные сроки сдает документацию в архив.

8. Обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей.

9. Консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

10. Информирует руководство об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации.

11. Оформляет заказы, договоры поставки, иную соответствующую документацию с поставщиками покупаемых организацией товаров, обеспечивает отправку заказов по электронной почте.

12. Ведет учет поступающих и реализуемых товаров, оказанных услуг.

13. Ведет учет складских запасов товаров и контроль за их минимальным остатком на складе.

14. Координирует завершение работы офиса и подготовки к новому рабочему дню: приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, освещения, пр.

15. Выполняет отдельные служебные поручения директора и заместителя директора организации.

3. Права офис-менеджера

Офис-менеджер имеет право:

1. Знакомиться с новыми положениями, принятыми руководством, касающимися его работы.

2. Вносить предложения, касающиеся улучшения производственного процесса.

3. Запрашивать от структурных подразделений организации и самостоятельных специалистов необходимую информацию, необходимую для исполнения должностных обязанностей.

4. Требовать от руководства организации надлежащих условий работы и соблюдения положений, предусмотренных ТК РФ.

4. Ответственность офис-менеджера

Офис-менеджер несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

4. За использование имущества и средств предприятия в интересах, противоположных интересам учредителей.

Должностная инструкция офис-менеджера – образец 2019 года. Должностные обязанности офис-менеджера, права офис-менеджера, ответственность офис-менеджера.

Источник: https://hr-portal.info/job-description/dolzhnostnaya-instruktsiya-ofis-menedzhera

Профессия офис-менеджера

Офис-менеджер — это специалист, который контролирует документооборот, обеспечивает эффективное функционирование офиса и является посредником между руководством и подчинёнными или структурными подразделениями.

Функциональные обязанности этого сотрудника, равно как и требования к нему, у разных работодателей отличаются. Рабочим местом офис-менеджера чаще всего является приёмная компании и кабинета руководителя.

Эту должность часто путают с работой секретаря. Данные профессии действительно во многом похожи, но существенная разница между ними всё же есть. Секретарь подчиняется напрямую руководителю (заместителю или другому топ-менеджеру), выполняет его личные поручения и ведает только его документами.

Офис-менеджер контролирует текущую работу, преимущественно бумажную. Он следит за корреспонденцией, канцтоварами, документооборотом, офисной техникой, принимает звонки и доводит приказы руководителей до сотрудников.

Он не исполняет личные поручения, не ведёт календарь руководителя и не принимает его звонки — хотя весьма часто эти две работы совмещаются в одном специалисте.

Например, в названии вакансии может быть указано «офис-менеджер с функциями секретаря».

Должность офис-менеджера, как правило, не предполагает карьерный рост. Средняя зарплата такого специалиста в регионах России — от 20 до 25 тысяч рублей, в Москве — около 50 тысяч рублей.

Офис-менеджер работает с документами, корреспонденцией и принимает звонки

Обязанности

Выше мы отметили, что полный перечень того, что делает на рабочем месте офис-менеджер, определяет непосредственно работодатель. Так, в данном случае, вакансия с одним и тем же названием может подразумевать совсем разную работу. Однако это не значит, что нельзя очертить примерный круг обязанностей этого специалиста и понять, что ожидать от должности:

Функции офис-менеджера:

  • работа с документами — подготовка приказов и распоряжений руководителя, их регистрация, распространение в структурных подразделениях, ведение архива;
  • работа со входящей и исходящей корреспонденцией — регистрация, отправка;
  • приём звонков в компанию, переключение на руководителя или отделы;
  • встреча клиентов в офисе, консультирование о местоположении отделов, их функций;
  • подготовка отчётов, прайс-листов;
  • контроль состояния офисной техники и наличия расходных материалов;
  • закупка канцтоваров;
  • заказ питьевой воды, чая, кофе (на порталах для поиска работы обозначается как «обеспечение жизнедеятельности офиса).

Это примерный перечень того, что входит в работу офис-менеджера. Работодатель может дополнить или сократить его. Например, некоторые требуют консультировать клиентов по поводу продукции или услуг, знать кассовую дисциплину и даже переводить документы на иностранных языках.

Требования к кандидату

Анализ актуальных вакансий на сайтах для поиска работы показывает, что в большинстве случаев работодатели не предъявляют требований к образованию кандидатов. Достаточно среднего или неоконченного высшего образования. Специальность при этом не имеет значения. Гораздо важнее практические навыки:

  • умение работать с документами и организовывать документооборот;
  • владение ПК и офисной техникой на уровне уверенного пользователя;
  • умение обрабатывать входящую и исходящую корреспонденцию, регистрировать документы, отправлять их почтой или курьером, доводить в срок до структурных подразделений.

В ряде случаев может потребоваться знание иностранных языков.

Офис-менеджер является связующим звеном между руководством и структурными подразделениями

Немаловажное значение в такой работе имеют качества характера. Эта работа подходит активным, но внимательным людям, способным решать несколько задач одновременно.

Обязанности довольно быстро становятся рутинными, потому что дублируются изо дня в день — потребуется терпение. Сотрудник всегда должен присутствовать на рабочем месте, иначе офис не будет функционировать в нормальном режиме — необходима усидчивость.

Для резюме офис-менеджера полезно будет указать такие личные качества:

  • доброжелательность и опрятный внешний вид;
  • коммуникабельность, вежливость, позитивный настрой;
  • грамотная письменная и устная речь;
  • внимательность, усидчивость;
  • сообразительность;
  • расторопность, многозадачность;
  • неконфликтность, стремление находить компромиссы и выходить из трудных ситуаций.

Типовая должностная инструкция офис-менеджера

Что именно ожидает работодатель от офис-менеджера, фиксируется в должностной инструкции. Её образец вы можете скачать бесплатно в конце этого раздела.

Инструкция всегда прилагается к трудовому договору и не имеет законной силы без него. Чем подробнее и точнее она будет составлена, тем проще работнику понять, что именно требует от него работодатель.

Кратко проанализируем структуру этого документа.

Должностная инструкция офис-менеджера включает следующие разделы:

  • общие положения;
  • должностные обязанности;
  • права;
  • ответственность.

В разделе «Общие положения» указывается наименование должности, рабочее место сотрудника, а также перечень того, что работник должен знать и чем руководствоваться, выполняя служебные обязанности. Например, «законодательство Российской Федерации в области документооборота и архивного дела», «локальные нормативные акты» или «принципы работы офисной техники».

Все функции, которые должен выполнять офис-менеджер, записываются в должностной инструкции

Самый обширный раздел посвящается должностным обязанностям. Работодатель включает в этот список всё, что считает важным — от документооборота до отключения офисного оборудования в конце рабочего дня.

Подробное перечисление предотвратит недопонимание между сторонами, позволит избежать ситуации, когда сотрудник не будет чётко знать, чего именно от него ожидает компания.

При составлении инструкции начните со списка обязанностей из предыдущего раздела и скорректируйте его под свои цели.

В разделе «Права» указывают, какими правами работодатель наделяет сотрудника для успешного исполнения обязанностей. Например, «своевременно знакомиться с нормативными актами руководства», «запрашивать информацию от структурных подразделений», «получить доступ к электронной почте организации» и «вносить предложения по оптимизации работы».

Завершающий раздел «Ответственность», как правило, ограничивается стандартными формулировками об ответственности за ненадлежащее исполнение служебных обязанностей и требует от сотрудника бережно обращаться с доверенным ему имуществом компании.

Скачать должностную инструкцию офис-менеджера

Заключение

обязанность офис-менеджера — обеспечение жизнедеятельности офиса компании и контроль документооборота. Этот сотрудник принимает и отправляет корреспонденцию, регистрирует внутренние акты, контролирует состояние офисной техники.

Перечень обязанностей устанавливает непосредственно работодатель, поэтому функции сотрудников в разных организациях могут существенно отличаться. Для этой вакансии, как правило, не предусматриваются высшее образование и опыт работы.

Большое значение имеют внимательность, коммуникабельность и доброжелательность.

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник: https://biztolk.ru/organizatsiya-biznesa/spravochnik-predprinimatelya/dolzhnostnaya-instruktsiya-ofis-menedzhera.html

Офис-менеджер – кто это? Должностные обязанности офис-менеджера

Обязанности офис менеджера банка

«Планктон», «манагеры» – все эти нелицеприятные определения относятся к работе офисных работников. Но так ли бесполезна подобная работа? Офис-менеджер – кто это? Каков круг его обязанностей?

Офис-менеджер – кто это?

Профессию офис-менеджера часто путают с профессией секретаря. Но различие между этими специальностями всё-таки есть. Итак, офис-менеджер – кто это?

Менеджер данного направления является офисным управленцем или администратором. Он регулирует офисную работу, являясь важным информативным звеном между сотрудниками и начальством, клиентами и сотрудниками и т.д.

Чем активнее деятельность той или иной организации, тем больше у нее проблем с ежедневными мелкими организаторскими делами и документацией. Их выполнение и обеспечивает офис-менеджер.

Он следит за тем, чтобы все текущие документы, а также приказы начальства были оформлены должным путем. При этом распоряжения руководящего состава должны быть вовремя донесены до сотрудников фирмы, все жалобы от посетителей должны быть приняты к сведению, а предложения сотрудников доведены до начальства.

Таким образом, делопроизводство, а также коммуникативные связи в компании частично ложатся на плечи офисных менеджеров.

Офис-менеджер необходим в любой компании, у которой есть офис, руководитель и хотя бы несколько сотрудников. В мелких организациях список обязанностей подобного специалиста значительно меньше, чем, например, в огромной корпорации. В большой компании офис-менеджеров может быть несколько, а каждый из них закреплен за своим отделом.

Выходит, что спрос на таких специалистов достаточно высокий и, возможно, будет еще расти. Но только вот перспективы карьерного продвижения практически нет. Особенно если, кроме офис-менеджемента, человек больше не владеет никакой профессией.

Ввиду того что обязанности не слишком сложные, конкуренция за одно рабочее место, по красней мере в России, достаточно высокая – 6 человек на вакансию. При этом зарплата по столичным меркам невысокая – 27 тысяч рублей.

В культурной столице – Питере – зарплата подобных работников ниже примерно на 5-7 тысяч, а конкуренция в разы выше. Чем дальше к периферии страны, тем меньше зарплата и больше претендентов на должность.

Необходимые личные качества

Поручения, которые получает офис-менеджер, как правило, нуждаются в срочном и оперативном выполнении. Поэтому от претендента на должность требуется, прежде всего, исполнительность, расторопность и пунктуальность. Также важна хорошая память и умение концентрироваться.

Человек, занимающий эту должность, должен быть доброжелательным и общительным, поскольку в отдельных ситуациях перед клиентами он выступает в качестве представителя компании.

Офис-менеджер должен обладать грамотной и логически выстроенной речью, а также владеть деловой этикой, поскольку его часто привлекают к организации деловых переговоров и корпоративных встреч.

Полезные знания, вроде номера телефона хорошего электрика или службы доставки обедов, тоже не помешают. Ведь во многих компаниях порядок в офисе, а также сытость сотрудников контролируются тоже менеджером.

Необходимые навыки офис-менеджера

  1. Первое требование к подобному сотруднику – уверенное владение ПК и Интернетом. Если помимо Word и Excel, претендент будет владеть Photoshop или «Офис пикчер-менеджер» – это еще один повод взять на работу именно его, а не кого-то другого.
  2. Высокая скорость печати. Умение быстро набирать тексты – одно из главных для офис-менеджера.
  3. Навыки в административном управлении, полученные на предыдущих работах, обязательны, если человек устраивается в крупную компанию.
  4. Навыки ведения делопроизводства. Ведение документации – одна из главных обязанностей данного вида специалистов, так что без базовых знаний не обойтись.
  5. Уверенное пользование оргтехникой.

    Факсы, принтеры, сканеры – всё это должно быть в компетенции офис-менеджера.

  6. Навыки грамотного и дипломатичного общения. Офис-менеджер должен не просто грамотно общаться, он должен уметь разрешать конфликтные ситуации, если это потребуется.
  7. Владение иностранным языком.

    В крупных международных компаниях офис-менеджер должен владеть хотя бы базовым английским.

Общие положения должностной инструкции

Должностная офис-менеджера инструкция утверждается генеральным директором компании. В разных компаниях она может отличаться по некоторым пунктам, но в целом ее основные положения не меняются. С рабочей инструкцией необходимо ознакомляться еще до подписания трудового договора, чтобы потом не сетовать на то, что выполнять те или иные обязанности не входило в ваши планы.

В общих положениях может быть указано:

  • кто ответственен за прием офис-менеджера на работу;
  • кто вправе освободить его от должности;
  • кому подчиняется работник;
  • кто подчиняется офис-менеджеру;
  • кто выполняет обязанности офисного менеджера в его отсутствие и т.д.

Как правило, офис-менеджеры подчиняются генеральному директору. В подчинении у администраторов офиса находятся курьеры, водители, уборщицы и т.д.

Также в общих положениях может уточняться, работника с каким уровнем квалификации можно принимать на описываемую должность.

Прямые обязанности

Следующим пунктом в инструкции прописываются обязанности офис-менеджера.

Для резюме на соискательство вакансии часто претенденты выписывают в отдельную графу, какие обязанности они выполняли на предыдущей работе в офисе. Так работодатель получает больше информации о навыках претендента.

Какие пункты могут входить в непосредственные обязанности офис-менеджера?

  1. Курирование телефонных звонков. Сотрудник должен отвечать на поступающие звонки, в меру своих возможностей отвечать на вопросы оппонентов, а также информировать начальство об информации, которую просили передать.
  2. Курирование документации. Хранение и учет документов, контроль корреспонденции, оформление приказов и т.д. – это прямые обязанности офис-менеджера.
  3. Размножение документов. По особому поручению шефа сотрудник выполняет копировально-множительные работы.
  4. Оформление писем, запросов – т.е. ведение переписки с партнерами, клиентами или поставщиками по просьбе непосредственного начальника.

В обязанности офис-менеджера может входить еще как минимум шесть видов работ. Но в каждой компании нагрузка на специалистов этой категории определяется индивидуально.

Права офис-менеджера

Любая инструкция офис-менеджера включает в себя не только обязанности, но и права.

  1. На предоставление полной информации. Для выполнения тех или иных заданий офис-менеджер имеет право требовать предоставления того объема информации, включая конфиденциальную, какой ему необходим.
  2. Озвучивать рационализаторские предложения. Если для организации офисной работы необходимы новшества или дополнительные распоряжения гендиректора, то менеджер вправе предлагать их ввести.
  3. Требовать надлежащих условий работы. Если служебные обязанности невозможно выполнять из-за отсутствия необходимых условий, офис-менеджер может потребовать их создать.
  4. Действовать в рамках компетенции. Изучив должностную инструкцию, работник вправе принимать самостоятельно решения и давать распоряжения, но только в рамках своей компетенции.

Это приблизительный свод прав, которыми обладает офисный менеджер. Они могут дополняться или сокращаться в зависимости от специфики учреждения.

Ответственность

Офис-менеджер – профессия, которая также предполагает некую ответственность. Её объем и наказание за нарушение правил определяет каждый работодатель в индивидуальном порядке. Самые распространенные пункты, по которым несется ответственность, в должностных инструкциях выглядят примерно так.

  1. За халатное отношение к своим обязанностям. Несвоевременное выполнение распоряжений и любая другая халатность – вина сотрудника, за которую необходимо отвечать.
  2. За разглашение конфиденциальной информации. В трудовых договорах и должностных инструкциях необходимо внимательно читать пункты о конфиденциальности информации. За ее разглашение чаще всего можно лишиться работы.
  3. За нарушение сферы компетентности. Действия, выходящие за сферу компетентности работника, недопустимы.
  4. За нарушение трудового распорядка и т.д. Нарушение трудового распорядка, правил пожарной безопасности или техники безопасности – это также сфера ответственности сотрудника.

Плюсы и минусы профессии

Данная профессия имеет, как и многие другие, ряд достоинств и недостатков. Итак, какие плюсы работы ощущает на себе офис-менеджер?

Отзывы работников, которые трудятся на этом фронте, касаются, прежде всего, высокого спроса на данную профессию: получив определенный опыт работы в этой сфере, найти себе более высокооплачиваемое место не составляет труда. Те навыки административно-хозяйственной деятельности, которые приобретаются в процессе работы, актуальны в повседневной жизни. К тому же работа офис-менеджером позволяет развить свои коммуникативные навыки.

Среди минусов – повышенная психологическая нагрузка, которую испытывают сотрудники, ведь в течение одного рабочего дня приходится решать массу разноплановых вопросов. К тому же руководители, помимо прямых обязанностей, часто нагружают офис-менеджеров личными просьбами и дополнительными поручениями.

Где обучаться профессии?

Офис-менеджер, кто это – ясно из вышесказанного. Однако где можно обучиться этой профессии?

Специального факультета, который готовил бы офис-менеджеров, нет ни в одном ВУЗе. Но нередко руководитель хочет, чтобы эту должность занимал человек с высшим образованием.

Какого рода будет это образование, не всегда важно – главное, чтобы претендент был выпускником ВУЗа. В провинциальных городах на эту должность могут взять даже после 9 классов образования.

Каждая компания решает в индивидуальном порядке, какой офис-менеджер ей требуется.

Больше всего работодателя будут интересовать другие характеристики кандидата:

  • работал ли он прежде в этой сфере;
  • насколько хорошо владеет компьютером;
  • знает ли делопроизводство;
  • владеет ли языками и т.д.

Нельзя сбрасывать со счетов и коммуникативные навыки человека. Если по этим показателям всё в порядке – шансы получить работу возрастают.

Источник: https://FB.ru/article/172165/ofis-menedjer---kto-eto-doljnostnyie-obyazannosti-ofis-menedjera

Помощь адвоката
Добавить комментарий